Otomasyonlar
Otomasyon haritası
Kurulabilir işler, çözdükleri probleme göre altı ailede toplandı. Araç adına göre değil, hangi derdi bitirdiğine göre ayrıldı.
01
WhatsApp ve e-posta yanıtlama
5 iş
Bir işletmeye gelen soruların çoğu birbirinin aynısıdır: fiyat nedir, ne zaman açıksınız, bu ürün var mı, ne zaman teslim edilir. Bu sorular gün içinde dağınık şekilde düşer ve hepsine cevap veren tek bir kişi vardır; o kişi başka bir işle meşgulken mesaj bekler, akşam bakıldığında müşteri çoktan başka yere sormuştur. Buradaki kurulumlar gelen mesajı okur, konusuna göre ayırır, cevabı belli olanı doğrudan yanıtlar, cevabı belli olmayanı doğru kişiye işaretleyerek iletir.
Kimin işi
Gelen mesajlara bakmak zorunda olan ön büro sorumlusu, satış sorumlusu, ya da ayrı bir ekibi olmadığı için bu işi kendi yapan işletme sahibi.
Bu ailedeki işler
- Gelen WhatsApp mesajını konusuna göre ayırma ve yanıtlama
- Sık sorulan sorulara otomatik cevap
- Mesai dışı gelen mesaja karşılama ve ertesi gün hatırlatma
- Gelen e-postayı sınıflandırıp ilgili kişiye yönlendirme
- Yanıtlanmamış mesajların gün sonunda listelenmesi
02
Teklif hazırlama ve satış takibi
5 iş
Talep gelir, teklif aynı gün gitmez. Çünkü teklif hazırlamak fiyat yazmaktan ibaret değil: eski teklife bakılır, iskonto hatırlanmaya çalışılır, dosya biçimlendirilir, mail yazılır. Bu gecikme çoğu işte kaybedilen işin birinci sebebidir, ikinci sebebi ise gönderilen teklifin arkasının hiç aranmamasıdır. Buradaki kurulumlar talebi teklife çevirir, gönderir ve yanıt gelmediğinde hatırlatmayı kendisi yapar.
Kimin işi
Teklif hazırlayan satış sorumlusu, ya da her teklifi kendi eliyle çıkaran işletme sahibi ve ustabaşı.
Bu ailedeki işler
- Siteden düşen talepten teklif hazırlama
- Teklifi PDF olarak üretip müşteriye gönderme
- Yanıt gelmeyen teklif için hatırlatma
- Tekliflerin durumunu tabloda takip etme
- Kazanılan işin kayda ve takvime geçmesi
03
Randevu ve takvim
5 iş
Randevu almak kimsenin asıl işi değildir ama herkesin gününden yer alır. Müsaitlik sorulur, takvim açılır, yazılır, sonra müşteri aramayı unutur ya da gelmez. Gelmeyen randevu doğrudan boşa geçen bir saat demektir ve bunun tek çaresi hatırlatmadır. Buradaki kurulumlar randevunun alınmasından hatırlatılmasına ve sonrasındaki dönüşe kadar zincirin tamamını yürütür.
Kimin işi
Randevuyla çalışan klinik, kuaför, servis, danışmanlık ve stüdyo işletmelerinde telefonu ve takvimi tutan kişi.
Bu ailedeki işler
- Gelen talebi müsaitliğe göre takvime yazma
- Randevu öncesi hatırlatma mesajı gönderme
- İptal ve erteleme taleplerinin işlenmesi
- Gün başında günün randevu listesinin iletilmesi
- Randevu sonrası dönüş ve değerlendirme mesajı
04
Belge okuma ve veri çıkarma
5 iş
Bilgi çoğu zaman düz veri olarak değil, belge olarak gelir: PDF fatura, dekont, irsaliye, sözleşme, telefonla çekilmiş bir fotoğraf. Bu belgedeki bilgi bir tabloya ya da muhasebe kaydına geçene kadar hiçbir işe yaramaz ve bu geçişi bugün bir insan gözüyle okuyup klavyeyle yazarak yapıyor. Buradaki kurulumlar tam olarak o geçişi ortadan kaldırır: belge gelir, içindeki alanlar okunur, doğru yere yazılır.
Kimin işi
Ön muhasebe ve muhasebe sorumluları, evrak takibi yapan ofis yöneticileri, sahadan fotoğraf gönderen ekiplerin bağlı olduğu operasyon sorumlusu.
Bu ailedeki işler
- Faturadan alanları okuyup tabloya yazma
- Dekont ile ödemeyi eşleştirme
- Sahadan gelen irsaliye fotoğrafından veri çıkarma
- Sözleşme ve uzun belgeden özet çıkarma
- Gelen belgenin doğru klasöre yerleştirilmesi
05
Soru cevaplayan asistanlar
5 iş
Bir işletmede bilginin çoğu ya onu bilen kişinin kafasında ya da açmayı bildiği bir dosyada durur. Bu yüzden geçen ay ne sattık, bu müşterinin bakiyesi ne, bu ürün stokta var mı gibi sorular gün içinde hep aynı birkaç kişiye gider; o kişi kendi işine dönemez, soran da beklemek zorunda kalır. Buradaki kurulumlar cevabı sorana doğrudan verir: soru düz Türkçe sorulur, cevap işletmenin kendi kayıtlarından ve belgelerinden gelir.
Kimin işi
Aynı soruya günde defalarca cevap veren muhasebe, satış ve destek sorumluları ile yeni başlayan personeli aylarca elinden tutmak zorunda kalan yöneticiler.
Bu ailedeki işler
- Şirket belgelerinden soru cevaplayan asistan
- Stok ve fiyat sorgulama asistanı
- Personelin izin ve prosedür sorularına cevap
- Müşteriye ürün ve hizmet öneren asistan
- Geçmiş kayıtlardan özet çıkarma
06
Kayıt tutma ve raporlama
5 iş
Raporun kendisi kimsenin işine yaramaz, rapora bakıp karar vermek işe yarar; ama çoğu işletmede zamanın tamamı raporu hazırlamaya gidiyor. Veriler farklı yerlerde durur, elle bir araya getirilir, ay sonunda birleştirilir ve o güne kadar geçen sürede kimse ne olup bittiğini bilmez. Buradaki kurulumlar kaydı olduğu anda tutar ve özeti beklemeden önünüze getirir.
Kimin işi
Gün sonunda hesap kapatan işletme sahibi, tabloları elle güncelleyen ofis sorumlusu ve ay sonu raporunu hazırlayan muhasebeci.
Bu ailedeki işler
- Günlük satış ve tahsilat özetinin iletilmesi
- Haftalık rapor üretimi
- Tabloya düşen kayıtların kontrolü ve düzeltilmesi
- Tekrar eden veri girişinin kaldırılması
- Gecikmiş iş ve ödemelerin uyarıya dönmesi
Görüşme
Listede olmayan bir işiniz varsa da anlatın, kurulabilir mi görüşmede söyleriz.